TOOLS & BEROEPSPRAKTIJK  
Dimension 70 – november 2023

Archiveren kan je leren: tips voor architecten

Elk architectenbureau maakt in zijn bestaan een aanzienlijke hoeveelheid archief aan. Het Vlaams Architectuurinstituut krijgt veel vragen over hoe je zo’n archief kan beheren, en wat er uiteindelijk mee moet gebeuren. In dit artikel geven ze enkele essentiële tips.

Wat is je archief en waarvoor dient het?

Natuurlijk denken architecten bij het woord ‘archief’ in eerste instantie aan hun projectdossiers. En dat is logisch. De tekeningen, maquettes, foto’s, bestekken en andere projectdocumenten vormen meestal de ruggengraat van het archief van een architectenbureau. Maar het kan geen kwaad om de blik te verruimen. Alle documenten of objecten die door een organisatie of persoon worden aangemaakt, behoren tot het archief. Dit betekent dat ook de boekhouding, de personeelsdossiers en de website daar deel van uitmaken.

De aansprakelijkheid van architecten verplicht hen om projectdossiers nauwkeurig te bewaren tot tien jaar na de definitieve oplevering van een project of langer in geval van een rechtszaak. Ook op andere informatiereeksen rust een wettelijke bewaarplicht. Zo moeten boekhoudkundige documenten zeven tot tien jaar worden bewaard.

Je archief ordenen en beschrijven

Elk efficiënt archiefbeheer start met de overzichtelijke ordening van je archief. Denk bijvoorbeeld aan een goed uitgedachte gedeelde mappenstructuur voor digitale documenten. Omdat projecten het meeste archief produceren, zijn de projectdossiers je eerste aandachtspunt. Zorg ervoor dat alle informatie die behoort tot een project zoveel mogelijk samen bewaard wordt. Hou een lijst bij van je projecten en noteer per project enkele kerngegevens.

Het is een goede praktijk om aan elk project een uniek nummer toe te kennen, dat je vervolgens toevoegt aan de kaften, documenten en (digitale) mappen. Een nummering helpt om je archiefmateriaal snel te identificeren. Vermijd de naam van de opdrachtgever in de projecttitel. Die kan privacygevoelig zijn en mag je dus niet zomaar publiceren.

Klasseer het gedeelte van je archief dat niet tot de projectdossiers behoort volgens de functies van je organisatie. Scheid financiële documenten bijvoorbeeld van personeelsdocumenten en werk daarbinnen een ordening uit. Hou documenten die voortkomen uit de werking van je bureau ook strikt gescheiden van documenten die je aanmaakt of ontvangt vanuit een andere context, zoals je lesopdrachten aan een onderwijsinstelling, persoonlijke activiteiten, …

Afhankelijk van de grootte en inhoud van je archief kun je ervoor kiezen om extra overzichten te creëren, zoals een lijst van tekeningen en maquettes. Heb je veel oud archief dat zo groot is dat je niet meer weet waar te zoeken? Dan is een plaatsingslijst een goede oplossing: geef elke doos een uniek nummer, lijst de dozen op per nummer en noteer vervolgens kort de inhoud. Een ideale taak voor een jobstudent!

Moet je alles bewaren?

Wanneer de bewaarplicht op archiefdocumenten verstreken is, dan zijn architecten vrij om te beslissen of ze de documenten bijhouden of vernietigen. Sommige bureaus gooien zo snel mogelijk archiefdocumenten weg, andere kiezen ervoor om alles bij te houden. Meestal gebeurt dit om ruimte te besparen. De vernietiging van delen van een archief wordt binnen de archiefterminologie ‘selectie’ genoemd.

Vermijd om alles te vernietigen. Hou er rekening mee dat je de omvang van projectdossiers aanzienlijk kunt reduceren door tussentijdse documenten als tekeningen en meetstaten te verwijderen.

Je kunt ook ruimte besparen door gedeeltes van je archief te vernietigen. Focus op het bewaren van de betekenisvolle projecten. Motiveer voor jezelf waarom een project belangrijk is. Dat kan zijn omdat het de renovatie of restauratie van gebouwd erfgoed betreft, of omdat de klant regelmatig contact opneemt voor technisch onderhoud.

Als je documenten vernietigt, gooi ze dan niet zomaar bij het oud papier. Archieven kunnen immers persoonsgegevens of andere gevoelige informatie bevatten. Gooi ze minstens in een afgesloten container of wend je tot een gespecialiseerd datavernietigingsbedrijf.

Vraag raad bij de selectie van je archief

Het is verstandig om voorzichtig met de vernietiging van documenten om te gaan en daarbij verder te kijken dan de eigen organisatie. Een architectuurarchief kan immers deel uitmaken van het collectief cultureel erfgoed. De archieven documenteren de geschiedenis van het bouwen in België en de economische, sociale en culturele realiteit daarachter. Ook projectdossiers die niet zijn uitgevoerd kunnen in dit opzicht erg interessant zijn.

In België zijn er meerdere professionele archiefinstellingen die archieven van architectenbureaus bewaren en er een werking rond uitbouwen. Het Vlaams Architectuurinstituut en het CIVA zijn twee instellingen die zich specialiseren in architectuurarchieven in Vlaanderen en Brussel. Maar je vindt de archieven ook terug in het Rijksarchief, in verschillende stadsarchieven, musea en de collecties van universiteiten.

Gooi je archief dus niet zomaar weg. Vraag raad bij een professionele archiefinstelling over hoe je kan selecteren. Ze kunnen helpen met een correcte inschatting van de waarde en geven tips. Zorg er in ieder geval voor dat je archief een goede basisordening en -beschrijving heeft. Ze zijn essentieel om een goede inschatting te maken.

Wat met digitaal archief?

Tegenwoordig bestaat een groot deel van het archief uit digitale documenten. De kans dat het digitale archief minder goed wordt beheerd dan het papieren equivalent is groot. Een belangrijke oorzaak hiervan is het gemak waarmee we digitale informatie aanmaken, kopiëren en delen. Een ander probleem is het gebruik van verschillende deelplatformen, webtoepassingen, mailboxen en andere kanalen. De informatie raakt op die manier versnipperd. Architectenbureaus verliezen het overzicht op de informatie en kunnen het moeilijker controleren.

Het is daarom belangrijk om de wildgroei van digitale archieven zoveel mogelijk tegen te gaan. Dit kan je doen door de ‘digitale hygiëne’ te verbeteren. Goede afspraken binnen het team zijn daarbij essentieel. Voor grote organisaties is het aanbevolen om een informatiebeheersplan op te stellen, waarin je voor de belangrijkste informatiereeksen beknopt het beleid uitschrijft.

Vergeet het auteursrecht niet

Het auteursrecht op archiefdocumenten is een belangrijk aspect waar niet altijd genoeg aandacht voor is. De auteursrechten op ontwerpen of andere creaties in het archief komen automatisch toe aan de medewerker, tenzij dit in de arbeidsovereenkomst uitdrukkelijk anders wordt vermeld. Zorg daarom dat er in arbeidsovereenkomsten een clausule wordt opgenomen waarbij de werknemer zijn auteursrechten automatisch overdraagt aan de werkgever.

Doe hetzelfde met fotografen die in opdracht van het bureau werken. Het feit dat het architectuurbureau een foto-opdracht betaalt, wilt niet automatisch zeggen dat het bureau ook de rechten op de foto’s verwerft. Zorg ervoor dat het bureau een zo breed mogelijke licentie krijgt om de foto’s te gebruiken.

Organiseer je archiefbeheer

Een efficiënt archiefbeheer is onmogelijk zonder een vorm van organisatie. Ontwikkel een systeem en duid een verantwoordelijke aan. Herinner het team regelmatig aan de gemaakte afspraken rond het archiefbeheer en overweeg om jaarlijks een gezamenlijke opruimdag te organiseren voor het archief.

Checklist archiefbeheer

Ben je klaar om een efficiënt archiefbeheer voor je bureau op te zetten? Het Vlaams Architectuurinstituut stelde een handige checklist op die je helpt bij de eerste stappen.

Redactie: Wim Lowet