DOSSIER  
Dimension 56 – mei 2020

De oprichting van je vennootschap

Verlies de administratieve aandachtspunten niet uit het oog

Kies je ervoor als architect samen te werken binnen een vennootschapsstructuur? Dan kan je genieten van talloze voordelen, zoals bijvoorbeeld de mogelijkheid om je aansprakelijkheid te beperken, de bundeling van competenties en middelen, de mogelijkheid tot aandelenoverdracht, wat de continuïteit van de onderneming verzekert, en het fiscale regime.

Daar staat tegenover dat het opstarten en het dagdagelijks functioneren van een vennootschap ook heel wat werk (en kosten) met zich meebrengt. Er zijn immers een aantal administratieve zaken waar je rekening mee moet houden.

In dit artikel focussen we daarom op de formaliteiten bij de oprichting van een vennootschap.

Opstellen van de oprichtingsakte en het financieel plan en neerlegging van de oprichtingsakte

Je vat de oprichting aan met het opstellen van de oprichtingsakte, inclusief de statuten van de vennootschap. Dat is een soort van “grondwet” van de vennootschap, waarin je de rechten en de plichten van de aandeelhouders en bestuurders neerschrijft, evenals de kenmerken en de werkingsregels van de vennootschap. In vele gevallen moet er daarnaast een financieel plan worden opgesteld, waarin onder andere een raming wordt gemaakt van de inkomsten en uitgaven van de vennootschap gedurende de eerste twee jaar. Daarmee is de kous echter niet af. Die documenten zijn immers niet puur intern. De oprichtingsakte moet binnen de 30 dagen na oprichting worden neergelegd op de griffie van de ondernemingsrechtbank van de plaats van de zetel van de vennootschap. Als de vennootschap wordt opgericht via de notaris, zorgt hij daarvoor. Zo niet kan je accountant je daarin bijstaan. Sinds 2012 kan dat op elektronische wijze gebeuren met behulp van een eID-kaartlezer, namelijk via www.egriffie.be. Het financieel plan wordt overhandigd aan de notaris, die het bewaart.

Inschrijving in de KBO en publicatie van een uittreksel uit de oprichtingsakte in het Belgisch Staatsblad

Je vennootschap moet worden ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Na de neerlegging van de oprichtingsakte zorgt de griffier voor die formaliteit. Daardoor krijgt de vennootschap een ondernemingsnummer. De griffier zorgt ook voor de publicatie van een uittreksel uit de oprichtingsakte in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, zodat het bestaan van de vennootschap openbaar wordt gemaakt.

Registratie van de oprichtingsakte

Daarnaast moet je de oprichtingsakte van de vennootschap registreren bij een registratiekantoor van de FOD Financiën – Administratie van het Kadaster, Registratie en Domeinen. Daarvoor betaal je registratierechten. Gebeurt de oprichting via de notaris, dan verzorgt hij de registratie. Zo niet moeten de oprichters binnen de vier maanden zelf die formaliteit vervullen. Je accountant kan je daarbij helpen.

Aansluiting bij een ondernemingsloket

Het is verplicht je vennootschap aan te sluiten bij een ondernemingsloket. Dat loket finaliseert je inschrijving in de KBO. De inschrijving kost 89,50 euro. Dat is de prijs begin 2020. Jaarlijks wordt dat aangepast aan de index.

Aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds

Als je een vennootschap opricht, dan moet je die aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen. Die verplichting geldt ook als je als bestuurder-zelfstandige al persoonlijk bent aangesloten. De aansluiting moet gebeuren binnen de drie maanden volgend op de oprichting van de vennootschap. In vele gevallen zorgt het ondernemingsloket daarvoor. De vennootschap moet dan een jaarlijkse bijdrage betalen die bestemd is voor het sociaal statuut voor zelfstandigen.

Activatie van een btw-nummer

Als je onderneming regelmatig en zelfstandig als economische activiteit goederen levert of diensten verstrekt die in het Btw-Wetboek omschreven worden, dan is ze btw-plichtig. Dat betekent dat je je vennootschap in principe moet identificeren bij de Algemene Administratie van de Fiscaliteit en je btw-nummer moet activeren. Vanaf dan doet je unieke ondernemingsnummer ook dienst als btw-nummer.

Het afsluiten van de nodige verzekeringscontracten

Het is aan te raden op voorhand een analyse te maken van de mogelijke tegenslagen waar je onderneming mee te kampen kan krijgen. Zijn er bepaalde risico’s, dan sluit je daarvoor best een verzekering af. Welke gevaren jouw onderneming loopt, hangt uiteraard af van de activiteiten die je voert. Een verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid is alvast zeker aan te raden. Denk er daarnaast aan dat sommige verzekeringen eenvoudigweg verplicht zijn, zoals bijvoorbeeld een arbeidsongevallenverzekering, een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor voertuigen en een verzekering beroepsaansprakelijkheid.

Invullen van het aandelenregister

Op de zetel van de vennootschap moet een register worden bijgehouden waarin een overzicht wordt gegeven van het aantal aandelen, de aandeelhouders en de kenmerken van de aandelen. Die formaliteit kan elektronisch gebeuren, door gebruik te maken van het platform eStox. Let erop: het register moet altijd up-to-date zijn. Dat betekent dat elke overdracht van aandelen of elke aanpassing van de eigenschappen van de aandelen er onmiddellijk in moet worden opgenomen.

Invullen van het UBO-register

Sinds eind 2018 moet elke vennootschap in het kader van de anti-witwas-reglementering zijn uiteindelijke begunstigden registreren in het zogenaamde UBO-register. Dat is een gecentraliseerd elektronisch register dat informatie bevat over de UBO’s van juridische entiteiten. Het gaat om de natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar (aandeelhouder) zijn van de vennootschap of die zeggenschap of controle uitoefenen over de onderneming. De registratie moet binnen de maand na de oprichting van de vennootschap worden vervuld.

Als oprichter van een vennootschap, moet je je niet alleen druk maken over het inhoudelijke en het financiële plaatje van je onderneming, maar zijn er ook heel wat administratieve formaliteiten te vervullen. Hou dat overzicht bij de hand, zodat je zeker geen enkele stap overslaat. Wordt de administratieve last je te veel? Wend je dan tot je accountant. Hij staat je bij in elke fase van de oprichting.

Door Johanna Waelkens

SBB Accountants & Adviseurs