DOSSIER  
Dimension 56 – mai 2020

La constitution de votre société

Ne perdez pas de vue les points administratifs importants

Optez-vous, en tant qu’architecte, pour une collaboration dans le cadre d’une structure sociale ? Dans ce cas, vous pouvez profiter de nombreux avantages comme, par exemple, la possibilité de limiter votre responsabilité, l’association de compétences et de moyens, la possibilité d’un transfert d’actions ou de parts, ce qui assure la continuité de l’entreprise, et le régime fiscal.

En face de cela, il faut savoir que le démarrage et le fonctionnement journalier d’une société entraînent aussi pas mal de travail (et de frais). En effet, un certain nombre d’aspects administratifs exigent que l’on en tienne compte.

Dans cet article, nous nous concentrerons donc sur les formalités propres à la constitution d’une société.

Etablissement de l’acte de constitution et du plan financier et dépôt de l’acte de constitution

Vous entamez la constitution par l’établissement de l’acte de constitution, qui comprend les statuts de la société. C’est une sorte de « loi fondamentale » de la société, dans laquelle vous mettez par écrit les droits et les obligations des actionnaires et des administrateurs, de même que les caractéristiques et les règles de fonctionnement de la société. Dans de nombreux cas, vous devez en outre établir un plan financier dans lequel, entre autres choses, une estimation est faite des revenus et des dépenses de la société au cours des deux premières années. Ceci ne clôture toutefois pas les formalités. Ces documents, en effet, ne sont pas purement internes. L’acte de constitution doit être déposé dans les 30 jours de la constitution au greffe du tribunal de l’entreprise du lieu du siège de la société. Si la société est constituée devant notaire, celui-ci s’en occupe. Dans le cas contraire, votre expert-comptable peut vous assister. Depuis 2012, ceci peut se faire par la voie électronique à l’aide d’un lecteur de carte eID, notamment par le biais de www.egreffe.be. Le plan financier est transmis au notaire, qui le conserve.

Inscription à la BCE et publication d’un extrait de l’acte de constitution dans le Moniteur belge

Votre société doit être inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Après le dépôt de l’acte de constitution, le greffier s’occupe de cette formalité. Par là, l’entreprise reçoit un numéro d’entreprise. Le greffier assure aussi la publication d’un extrait de l’acte de constitution dans les annexes du Moniteur belge, de manière à ce que l’existence de la société soit rendue publique.

Enregistrement de l’acte de constitution

Outre cela, vous devez enregistrer l’acte de constitution de la société auprès d’un bureau d’enregistrement du SPF Finances – Administration du Cadastre, de l’Enregistrement et des Domaines. Pour ce faire, vous payez des droits d’enregistrement. Si la constitution a lieu devant notaire, c’est ce dernier qui assure l’enregistrement. Dans le cas contraire, les constituants doivent remplir eux-mêmes cette formalité dans les quatre mois. Votre expert-comptable peut vous aider dans ce cas.

Affiliation à un guichet d’entreprise

Il est obligatoire d’affilier votre société à un guichet d’entreprise. Ce guichet finalise votre inscription auprès de la BCE. Cette inscription coûte 89,50 euros. C’est le prix début 2020. Ce montant est adapté annuellement à l’index.

Affiliation à un fonds d’assurances sociales

Si vous constituez une société, vous devez affilier celle-ci à un fonds d’assurances sociales pour indépendants. Cette obligation s’applique aussi si vous êtes déjà affilié personnellement en tant qu’administrateur-indépendant. L’affiliation doit se faire dans les trois mois qui suivent la constitution de la société. Dans de nombreux cas, le guichet d’entreprise s’en occupe. La société doit ensuite payer une cotisation annuelle qui est destinée au statut social des indépendants.

Activation d’un numéro de TVA

Si vous fournissez des marchandises ou prestez des services, qui sont décrits dans le Code de la TVA, régulièrement et de manière indépendante comme activité économique en tant qu’entreprise, la TVA est alors obligatoire. Cela signifie que vous devez identifier en principe votre société auprès de l’Administration générale de la Fiscalité et que vous devez activer votre numéro de TVA. A partir de là, votre numéro d’entreprise unique fait également office de numéro de TVA.

Conclusion des contrats d’assurance nécessaires

Il est conseillé de procéder au préalable à une analyse des déboires que votre société peut devoir affronter. S’il existe certains risques, le mieux est encore de conclure une assurance pour les couvrir. Les dangers encourus par votre entreprise dépendent, cela va de soi, des activités que vous menez. Une assurance pour votre responsabilité en tant que dirigeant doit certainement être conseillée. Pensez en outre au fait que certaines assurances sont tout simplement obligatoires, comme, par exemple, une assurance accidents du travail, une assurance responsabilité civile pour les véhicules et une assurance responsabilité professionnelle.

Remplissage du registre des actions/parts

Au siège de la société, un registre qui donne un aperçu du nombre d’actions/parts, des actionnaires/détenteurs de parts et des caractéristiques des actions/parts doit être tenu. Cette formalité peut avoir lieu électroniquement en utilisant la plateforme eStox. Attention : le registre doit toujours être à jour. Cela signifie que tout transfert de parts ou d’actions ou toute adaptation des caractéristiques des parts ou actions doit y être repris immédiatement.

Remplissage du registre UBO

Depuis fin 2018, chaque société, dans le cadre de la réglementation anti-blanchiment, doit enregistrer ses bénéficiaires effectifs dans ce qu’il est convenu d’appeler le registre UBO. C’est un registre électronique centralisé qui comporte des informations sur les UBO d’entités juridiques. Il s’agit des personnes physiques qui sont le propriétaire définitif (actionnaire/détenteur de parts) de la société ou qui exercent une autorité ou un contrôle sur l’entreprise. L’enregistrement doit être complété dans le mois qui suit la constitution de la société.

En tant que fondateur d’une société, vous devez non seulement vous soucier du contenu et de l’aspect financier de votre entreprise, mais aussi remplir toute une série de formalités administratives. Gardez cet aspect à jour de manière à ne manquer aucune étape. Le fardeau administratif devient-il trop lourd ? Adressez-vous dans ce cas à votre expert-comptable. Il vous assistera à toutes les phases de la constitution.

Par Johanna Waelkens

SBB Accountants & Adviseurs