OUTILS & PRATIQUES PROFESSIONELLES
Dimension 70 – novembre 2023
Classement de l’information selon les fonctions de votre organisation © Elisa Campion pour VAi
© VAi
Découvrez le liste de contrôle pour la gestion des archives via le code QR (en néerlandais)
Chaque bureau d’architectes crée une quantité considérable d’archives au cours de son existence. Flanders Architecture Institute reçoit de nombreuses questions sur la manière de gérer les archives et sur ce qu’il convient d’en faire à terme. Voici quelques conseils pertinents.
Quand les architectes pensent au terme ‘archive’, ils pensent naturellement à leurs dossiers de projets. Et c’est logique. Les croquis, les maquettes, les photographies, les devis et autres documents de projets forment généralement l’épine dorsale des archives d’un bureau d’architectes. Mais le champ de vision peut être élargi. Tous les documents ou objets créés par une organisation ou une personne appartiennent aux archives. La comptabilité, les dossiers du personnel et le site internet en font donc également partie.
La responsabilité des architectes les oblige à conserver précieusement les dossiers de projets pendant dix ans après la livraison définitive, ou plus longtemps en cas de litige. D’autres séries de documents sont soumis à une obligation légale de conservation. Les documents comptables doivent par exemple être conservés pendant sept à dix ans.
Toute gestion d’archives efficiente commence par une organisation ordonnée de vos archives. Pensez à une structure de dossiers partagée mûrement réfléchie pour les documents numériques. Comme les projets produisent le plus d’archives, les dossiers de projets sont votre premier point d’attention. Veillez à ce que toute l’information inhérente à un projet soit autant que possible conservée ensemble. Prévoyez une liste des projets et notez quelques données clés par projet.
Il est de bonne pratique d’attribuer un numéro unique à chaque projet, que vous ajouterez aux fardes, aux documents et aux dossiers (numériques). La numérotation vous aide à identifier rapidement votre matériel d’archives. Évitez le nom du donneur d’ordre dans le titre du projet. Il peut s’agir d’un élément sensible à la confidentialité et vous ne pouvez pas le publier comme ça.
Classez la partie de vos archives n’appartenant pas aux dossiers de projets selon les fonctions de votre organisation. Par exemple, séparez les documents financiers des documents relatifs au personnel et établissez une classification. De même, tenez les documents découlant du fonctionnement de votre bureau strictement séparés des documents que vous créez ou recevez dans un autre contexte, comme vos missions d’enseignement dans un établissement d’enseignement, vos activités personnelles, etc.
Selon la taille et le contenu de vos archives, vous pouvez choisir de créer des aperçus supplémentaires, comme une liste de croquis et de maquettes. Vous avez tellement d’archives anciennes que vous ne savez plus où chercher ? Une liste de placement est alors une bonne solution : attribuez à chaque boîte un numéro unique, listez les boîtes par numéro puis notez brièvement le contenu. Une tâche idéale pour un job d’étudiant !
À l’expiration de l’obligation de conserver les documents, les architectes sont libres de les garder ou de les détruire. Certains bureaux se débarrassent rapidement des documents d’archives, d’autres préfèrent tout conserver. Il s’agit généralement d’économiser de la place. La destruction d’éléments d’archives est appelée ‘tri’ dans la terminologie archivistique.
Évitez de tout détruire. Gardez à l’esprit que vous pouvez réduire considérablement la taille des dossiers de projets en supprimant les documents intermédiaires comme les croquis et les métrés.
Vous pouvez également gagner de l’espace en détruisant certaines parties d’archives. Focalisez-vous sur la conservation de projets pertinents. Motivez-vous sur la raison pour laquelle un projet est important. Ce peut être parce qu’il s’agit de la rénovation ou de la restauration d’un patrimoine bâti, ou parce que le client vous contacte régulièrement pour des travaux de maintenance technique.
Si vous détruisez des documents, ne les jetez pas simplement aux vieux papiers. Les archives peuvent en effet contenir des données personnelles ou de l’information sensible. Placez-les au moins dans un conteneur fermé ou contactez une entreprise spécialisée dans la destruction de documents.
Il est sage de rester prudent lors de la destruction de documents et de regarder au-delà de votre organisation. Les archives d’architecture peuvent en effet faire partie du patrimoine culturel collectif. Les archives documentent l’histoire de la construction en Belgique et la réalité économique, sociale et culturelle qui la sous-tend. Les dossiers de projets non réalisés peuvent également être intéressants à cet égard.
Il existe en Belgique plusieurs institutions d’archives professionnelles qui conservent les archives de bureaux d’architectes et développent une activité autour de celles-ci. Flanders Architecture Institute et le CIVA sont deux organisations en Belgique spécialisées dans les archives architecturales. Vous trouverez également des archives aux Archives de l’Etat, dans diverses archives municipales, les musées et les collections d’universités.
Ne vous contentez donc pas de jeter vos archives. Demandez conseil à une institution d’archives professionnelle sur la manière de les trier. Elle peut vous aider à évaluer correctement la valeur de vos archives et vous conseiller. Dans tous les cas, veillez à ce que vos archives soient correctement classées et décrites. C’est essentiel pour établir une bonne estimation.
Aujourd’hui, une grande partie des archives est constituée de documents numériques. Il y a de fortes chances que les archives numériques soient moins bien gérées que leurs équivalents en papier. Une cause importante à cela est la facilité avec laquelle nous créons, nous copions et nous partageons. Un autre problème est l’utilisation de diverses plateformes de partage, d’applications web, de boîtes de messagerie et autres canaux. Il y a une fragmentation de l’information. Les bureaux d’architectes en perdent la trace et ont plus de mal à la contrôler.
Il est donc important d’empêcher la prolifération d’archives numériques autant que possible. Vous pouvez y parvenir en améliorant ‘l’hygiène numérique’. Pour ce faire, il est essentiel de passer de bons accords avec l’équipe. Pour les grandes organisations, il est recommandé d’élaborer un ‘plan de gestion de l’information’ dans lequel vous décrivez brièvement la politique relative aux séries d’informations les plus importantes.
Les droits d’auteur sur les documents d’archives sont un aspect important auquel on n’accorde pas toujours assez d’attention. Les droits d’auteur sur les concepts ou autres créations dans les archives appartiennent automatiquement au collaborateur, à moins que le contrat de travail ne stipule explicitement le contraire. Veillez donc à ce que les contrats de travail contiennent une clause indiquant que le collaborateur transfère automatiquement ses droits d’auteur à l’employeur.
Faites de même avec les photographes mandatés par le bureau. Le fait que le bureau d’architecture paie pour une mission photographique ne signifie pas automatiquement que le bureau acquiert les droits sur les photos. Veillez à ce que le bureau obtienne une licence la plus large possible pour l’utilisation des photos.
Une gestion efficiente des archives est impossible sans une certaine forme d’organisation. Développez un système et nommez une personne responsable. Rappelez régulièrement à l’équipe les accords conclus et envisagez d’organiser chaque année une journée commune de nettoyage des archives.
Etes-vous prêt à mettre en place une gestion efficiente des archives pour votre bureau ? Flanders Architecture Institute a élaboré une liste de contrôle pratique pour vous aider à faire les premiers pas.
Rédaction: Wim Lowet
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